Työnhakijarekisteriseloste

Työnhakijarekisteriseloste:

Pihla Group käsittelee henkilötietoja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

Päivitetty 31.5.2023

Rekisterinpitäjä: Pihla Group Oy (y-tunnus: 18826249)

Äyritie 16 (Plaza Business Park)

01510 Vantaa puh. 0800 176 911

Yhteyshenkilö työnhakijarekisteriä koskevissa asioissa: Pihla Group Oy

Henna Paananen, Kauppakeskus Seppä, Ahjokatu 3-5 40320, Jyväskylä (henna.paananen@pihla.fi)

Rekisterin nimi: Pihla Group Oy:n työnhakijarekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin käyttötarkoitus ja oikeusperuste: Rekisterin tarkoituksena on kerätä Pihla Group Oy:n töihin hakevien henkilöiden työhakemuksia ja ansioluetteloita. Hakemusten tallentamisen tarkoitus on nopeuttaa ja helpottaa soveltuvien hakijoiden löytämistä avoimena oleviin tehtäviin sekä mahdollistaa työnhakijoiden osaamisen ja työskentelyedellytysten yhdenmukainen arviointi. Tietojen kerääminen perustuu vapaaehtoisuuteen. Käsittelyn oikeusperusteena on suostumus. Joissain tilanteissa käsittely voi olla tarpeen myös työsopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden suorittamiseksi

Rekisteröidyn oikeudet:

Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä.
Oikeus saada tutustua henkilötietoihinsa.
Oikeus pyytää oikaisemaan virheelliset tai puutteelliset henkilötietonsa.
Oikeus pyytää poistamaan henkilötietonsa (oikeus tulla unohdetuksi).
Oikeus peruuttaa suostumus johon käsittely perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
Oikeus pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.
Oikeus saada ilmoitus pyydettyyn henkilötietojensa oikaisuun tai poistoon tai käsittelyn rajoitukseen.
Oikeus henkilötietojensa siirrettävyyteen.
Oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvovalle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Työhakemuksen jättämisen jälkeen työnhakijalle muodostuu profiili ehdokasportaaliin. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ehdokasportaalissa omaan profiiliinsa. Portaalissa rekisteröity voi esim. täydentää virheellisiä tai puutteellisia tietojaan, pyytää tietojen poistamista. Siltä osin kuin oikeuksia ei voi toteuttaa ehdokasportaalissa, yhteydenotto kirjallisesti/sähköpostitse rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisterin tietosisältö: Rekisteri sisältää tietoja jotka rekisteröitynyt on itse ilmoittanut hakemuksessaan, kuten rekisteröidyn yhteystiedot, ikä, tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta, sekä mahdollisen hakemuskirjeen ja ansioluettelon.

Säännönmukaiset tietolähteet: Hakemukset ovat rekisteröityjen itse Pihla Groupin verkkosivujen kautta toimittamia. Pihla Group Oy ei kerää rekisteriin tietoja muista tietolähteistä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle: Liiketoiminnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja voidaan luovuttaa Inwido konsernin

sisällä tarpeellisilta osin. Pääsääntöisesti rekisteröityjen tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Mikäli henkilötietoja luovutetaan, henkilötietojen käyttäjä sitoutuu käyttämään siirrettyjä henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaiselle, mikäli siihen on lakisääteinen peruste. Pihla Group Oy:n työnhakijarekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen periaatteet: Käsin täytetyt tai paperilla toimitetut työnhakuasiakirjat, sekä mahdolliset tulosteet säilytetään lukituissa tiloissa ja varmistetaan ettei henkilötietoja käytetä muihin tarkoituksiin kuin tässä selosteessa on mainittu. Työnhakuasiakirjoja käsittelevät vain kulloinkin rekrytointia hoitavat henkilöt. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti noudattaen tietojen säilyttämisestä annettuja päätöksiä ja ohjeita. Sähköisesti jätettyjä työnhaku asiakirjoja säilytetään sähköisessä muodossa Pihla Group Oy:n tietojärjestelmässä. Rekisterin tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan rekrytointeja hoitavat henkilöt henkilökohtaisten salasanojen avulla. Tietoja käsitellään luottamuksellisina. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko: Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Tietojen poistaminen ja säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään 6 kk siitä, kun rekrytointi on päätetty.