Tiesosuojaselosteet
Pihla Group Oy:n Tietosuojaseloste – Uusasiakashankinta
Pihlan uusasiakashankinnan tietosuojaseloste. Pihla käsittelee henkilötietoja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.
Päivitetty 17.4.2023
| 1 Rekisterinpitäjä | Nimi: Pihla Group Oy (y-tunnus: 18826249) Osoite: Äyritie 16, 01510 Vantaa Asiakaspalvelu: 0800 550880 |
| 2 Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa ja tietosuojavastaava | Sähköpostiosoite tietosuoja@pihla.fi |
| 3 Rekisterin nimi | Uusasiakashankinnan rekisteri |
| 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Rekisteriin kerätään tietoja, jotka ovat tarpeen uusasiakashankinnan kannalta. Tietoja käytetään rekisteröidylle suunnatuissa kampanjoissa ja tuotteiden ja palveluiden markkinoinnissa. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus käsitellä henkilötietoja sähköisessä markkinoinnissa tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja uusasiakashankintaan liittyen. |
| 5 Rekisterin tietosisältö | Rekisteri sisältää merkintöjä potentiaalisista asiakkaista ja yhteyshenkilöistä. Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti. |
| 6 Säännönmukaiset tietolähteet | Rekisterin tietosisältö kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi kilpailuiden yhteydessä, sekä luovutuksina muiden rekisterinpitäjien tietokannoista. Henkilötietojen luovuttaja vastaa näiden henkilötietojen oikeellisuudesta ja luovutuksen perusteista. |
| 7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset | Liiketoiminnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja voidaan luovuttaa Pihla Group:n yhtiöiden välillä, sekä tietyille kumppaniyrityksille ja jälleenmyyjille. Mikäli henkilötietoja siirretään, henkilötietojen vastaanottaja/käsittelijä sitoutuu noudattamaan henkilötietojen käsittelyn ehtoja kuten rekisterinpitäjä. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaiselle, mikäli siihen on lakisääteinen peruste. |
| 8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. |
| 9 Rekisterin suojauksen periaatteet | A Manuaalinen aineisto Jos rekisteriin saadaan manuaalista tietoaineistoa tai sitä tulostetaan, säilytetään sitä lukitussa tilassa ja varmistetaan ettei henkilötietoja käytetä muihin tarkoituksiin kuin tässä selosteessa on mainittu. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti noudattaen tietojen säilyttämisestä annettuja päätöksiä ja ohjeita. B ATK:lla käsiteltävät tiedot Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. |
| 10 Rekisteröidyn oikeudet | Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä. Oikeus saada tutustua henkilötietoihinsa. Oikeus pyytää oikaisemaan virheelliset tai puutteelliset henkilötietonsa. Oikeus pyytää poistamaan henkilötietonsa (oikeus tulla unohdetuksi). Oikeus peruuttaa suostumus johon käsittely perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta. Oikeus pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä. Oikeus saada ilmoitus pyydettyyn henkilötietojensa oikaisuun tai poistoon tai käsittelyn rajoitukseen. Oikeus henkilötietojensa siirrettävyyteen. Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Oikeuksiin liittyvä pyyntö: Rekisteröidyn henkilökohtainen pyyntö yhteystietoineen osoitetaan kohdan 2 mukaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvovalle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. |
| 11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko | Profilointi: Mahdollisten uusasiakashankintaan hankittavien kohderyhmätietojen, kuten kuluttajayhteystietojen poiminnassa voidaan käyttää suodattimia, kuten esim. maantieteellinen sijainti ja ikäjakauma. Suodatusperusteita ei tallenneta rekisteriimme. Automaattinen päätöksenteko: Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon. |
| 12 Tietojen poistaminen ja säilytysaika | Rekisteriin kirjattavat henkilötiedot poistetaan 36 kk kuluessa niiden kirjaamisesta tai kun niiden säilyttämiselle ei ole laillista perustetta. |
Pihla Group Oy:n Tietosuoja-seloste – asiakas- ja markkinointirekisteri
Pihlan tietosuojaseloste asiakas- ja markkinointirekisteri. Pihla käsittelee henkilötietoja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.
Päivitetty 25.1.2023
| 1 Rekisterinpitäjä | Nimi Pihla Group Oy (y-tunnus: 18826249) Osoite Äyritie 16, 01510 Vantaa Asiakaspalvelu 0800 550 880 |
| 2 Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa ja tietosuojavastaava | Sähköpostiosoite tietosuoja@pihla.fi |
| 3 Rekisterin nimi | Asiakasrekisteri |
| 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Rekisteriin kerätään tietoja, jotka ovat tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi, mukaan lukien laskutus ja perintä, markkinointi, palveluiden kehittäminen. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina on asiakkaan ja rekisterinpitäjän välinen sopimus, rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus, oikeutettu etu. |
| 5 Rekisterin tietosisältö | Yksityisasiakkaiden tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilöturvatunnus. Yritysasiakkaan tiedot: Yrityksen nimi, Y-tunnus, toimitusosoite, laskutusosoite, maksuehto, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköposti. Muu asiakastieto: alennukset, toimitukset, laskutus, reklamaatiot, takuuasiat ja muut kaupalliset tiedot. |
| 6 Säännönmukaiset tietolähteet | Rekisterin tietosisältö kerätään asiakassuhteen elinkaaren eri vaiheissa rekisteröidyltä itseltään. |
| 7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset | Liiketoiminnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja voidaan luovuttaa Pihla Group:n yhtiöiden välillä. Pääsääntöisesti rekisteröityjen henkilötietoja ei luovuteta ulkopuoliselle. Mikäli henkilötietoja luovutetaan, henkilötietojen käyttäjä sitoutuu käyttämään siirrettyjä henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun, esimerkiksi perintätoimisto- tai kuljetusliike sopimuksenmukaisia tehtäviään hoitaessaan. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaiselle, mikäli siihen on lakisääteinen peruste. |
| 8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. |
| 9 Rekisterin suojauksen periaatteet | A. Manuaalinen aineisto Jos rekisteriin saadaan manuaalista tietoaineistoa tai sitä tulostetaan, säilytetään sitä lukitussa tilassa ja varmistetaan ettei henkilötietoja käytetä muihin tarkoituksiin kuin tässä selosteessa on mainittu.Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti noudattaen tietojen säilyttämisestä annettuja päätöksiä ja säännöksiä sekä ohjeita. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. |
| 10 Rekisteröidyn oikeudet | Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä. Oikeus saada tutustua henkilötietoihinsa. Oikeus pyytää oikaisemaan virheelliset tai puutteelliset henkilötietonsa. Oikeus pyytää poistamaan henkilötietonsa (oikeus tulla unohdetuksi). Oikeus pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä. Oikeus saada ilmoitus pyydettyyn henkilötietojensa oikaisuun tai poistoon tai käsittelyn rajoitukseen. Oikeus henkilötietojensa siirrettävyyteen. Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Oikeuksiin liittyvä pyyntö: Rekisteröidyn henkilökohtainen pyyntö yhteystietoineen osoitetaan kohdan 2 mukaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvovalle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. |
| 11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko | Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. |
| 12 Tietojen poistaminen ja säilytysaika | Rekisteriin kirjattavat henkilötiedot katselmoidaan säännöllisesti ja tiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole laillista käsittelyperustetta. Esimerkit säilytysajoista: Takuuasioissa takuuaika + 1 vuosi. Kirjanpitoa varten 10 vuotta. Reskontratiedot ja laskukopiot 6 vuotta. |